Je kent het beeld vast wel dat een tennisster voor een tennisbalmachine alle ballen wegslaat. Het systeem lijkt eenvoudig, de machine wordt op de juiste frequentie ingesteld en even later is zij volledig in control aan het tennissen. Bij de gedachte om de frequentie te verhogen zie ik het voor mij dat zij even later als een dolle achter de ballen aanrent, want tja ze komen immers op je af!
In het verleden voelde ik mij vaak als een tennisster met een te hoog gestelde frequentie. Als ik net in mijn werkflow zat werd ik afgeleid door de mailbox die vol stroomde, collega’s die een appél op mij willen doen, WhatsApp berichtjes en notificaties die binnenstromen of een hersenspinsel die dacht “oja ik moet nog eieren kopen”. Al die prikkels zorgde ervoor dat ik uit mijn flow raakt of nog erger dat ik niet in mijn flow kwam. Het resultaat was dat ik de hele dag als een kip zonder kop achter de feiten aanhobbelde. Op de terugweg naar huis checkte ik, voor het rode stoplicht, mijn Insta of WhatsApp en bij thuiskomst ging ik op dezelfde toer door om aan het einde van de dag te concluderen dat ik geen idee had wat ik nou precies had gedaan en bovenal dat ik nog heel veel losse eindjes had.
Veel mensen zullen zich wel herkennen in dit verhaal. Er komt zoveel op je af dat het lastig is te bepalen wat urgent is of niet, je bent geneigd om alles maar een beetje doen.
Wanneer de frequentie niet goed is afstelt, lukt het niet om alle ballen goed weg te slaan.
Ad-hoc issues
Eén van de ballen die op je afkomen zijn de “ad-hoc issues”. De meeste mensen zijn geneigd om zich hierdoor te laten lijden. Je krijgt vast wel eens de vraag: “ik heb dit nu echt nodig” of “het liefst vandaag nog”. Bij dit soort vragen reageer je vanuit een primaire reactie, wat resulteert in een actie: “ik ga dit voor je regelen”. Je reageert intuïtief. Achteraf bagatelliseer je hetgeen waar je mee bezig was door jezelf wijs te maken met: “het was ook heel vervelend” of “ik was toch al afgeleid”. Je brein is een kei om dit soort ad-hoc issues goed te praten want waarom zou je anders in actie komen!
Laten we nu eens de andere kant van de medaille bekijken; je loopt vast in je werk en je komt met je probleem bij een ander.
Zoals je weet is je brein een kei in gedachtes goed te praten, dat is behoorlijk creatief hé😉?! Hier zit ook een andere kant aan: je brein kan goed oplossingen bedenken juist op momenten wanneer je vastloopt. Als jij dus bij je collega komt en zij heeft morgen tijd voor jou dan heb je twee opties, of je denkt “fijn dan kijken we er morgen naar” of “het moet wel vandaag opgelost worden”. Bij het laatstgenoemde zal je opzoek gaan naar een andere oplossing. Zoals we net hebben gesteld is je brein juist oplossingsgericht wanneer je vastloopt, dit ontstaat pas nadat de ander zegt nu geen tijd te hebben.
Besef dat als jij een probleem hebt en de ander kan je morgen helpen, jij allang blij bent. De ander heeft je namelijk gehoord en maakt tijd voor je vrij.
Maar wat te doen met ad-hoc issues die wel urgent zijn of die onvoorzien zijn. Want als er brand is of als het iets anders verloopt dan jij had verdacht dan moet er natuurlijk wel iets gebeuren.
Ten eerste: bedenk aan welke voorwaarde een probleem écht moet voldoen voordat het urgent is. Vind je dit lastig? Neem hier dan de tijd voor door het op te schrijven0 of creëer letterlijk ruimte in je hoofd tijdens een wandelingetje. Zijn er wederzijdse verwachtingen nodig? Spreek dit dan uit zodat je van elkaar weet wanneer iets urgent is. Wanneer je dit met elkaar bepaald ben je instaat om een ad-hoc issues weg te zetten in de tijd of om het gelijk op te pakken als er is brand.
Ten tweede: plan dagelijks onvoorziene tijd in je agenda. Waarschijnlijk heb jij veel ervaring van dingen die anders verlopen dan dat jij had voorspeld of had bedacht. Dus waarom calculeer je deze tijd niet in? Dit scheelt nogal veel stress. Op deze manier kan je in control blijven en behoudt je je focus.
Ben je nieuwsgierig wat wij nog meer inzetten om in control te blijven? Neem dan gerust contact met ons op. Wie weet wat wij voor elkaar kunnen betekenen.
